MANUAL DE ORGANIZACION DE ARCHIVOS DE GESTION EN LAS OFICINAS MUNICIPALES

INTRODUCCIÓN.
I. LA GESTIÓN DOCUMENTAL. ALGUNAS CUESTIONES SOBRE
LOS DOCUMENTOS Y LOS ARCHIVOS
1. ¿Qué es un archivo?
2. La gestión de documentos.
3. Los documentos en las oficinas municipales. Clases de documentos

II. ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE GESTIÓN
1. ¿Cómo organizar el archivo de una oficina?
1.1. Cuestiones previas
1.2. Reunión de trabajo
1.3. ¿Cuándo comenzar la organización?
1.4. Documentación necesaria
2. Plan de actuación.
2.1. Los documentos de apoyo y la documentación informativa auxiliar
2.1.1. Elaboración de índices
2.2. Documentos sin vigencia administrativa. Procedimiento de transferencia al Archivo Municipal
2.3. Documentos tramitados de consulta frecuente. Organización

3. Creación de un sistema de archivo
3.1. Identificación de las series
3.1.1. ¿Qué es una serie documental?
3.1.2. La serie y sus problemas
3.2. Clasificación de documentos
3.2.1. Criterios
3.2.2. El Cuadro de Clasificación. Estructura
3.2.2.1. Características de los Cuadros de Clasificación
3.2.2.2. Sistemas de Codificación del Cuadro de Clasificación
3.2.2.3. Ordenación de las series en el Cuadro de Clasificación
3.3. Ordenación de los documentos.
3.3.1. Orden establecido por el Cuadro de Clasificación
3.3.2. Ordenación de las unidades documentales de las series. Tipos
3.4. La recuperación de los documentos
3.4.1. Factores y condiciones
3.4.1.1. Normalización y racionalización de impresos y formularios
3.4.1.2. Identificación del documento
3.4.1.3. Control de circulación de los documentos
3.4.2. Elaboración de instrumentos de recuperación de los documentos y de la información
3.4.2.1. Recuperación tradicional
3.4.2.2. Recuperación automatizada
3.5. Instalación de los documentos: Material y Mobiliario
3.5.1. Factores y condiciones
3.5.2. Material de Archivo
3.5.2.1. Elementos Auxiliares
3.5.2.2. Contenedores de Documentos
3.5.3. Mobiliario de Archivo
3.6. Elaboración de Normas de Archivo
3.6.1. Normas de Organización
3.6.2.Normas para la conservación de los documentos en las oficinas
3.6.3. Normas de Acceso
3.6.4. Normas de Expurgo

4. Control del sistema creado

III. CASOS PRÁCTICOS
1. Ordenación de un expediente de personal
2. Ejemplo de organización del archivo de una oficina

DEZKARGAR